Auftragsabwicklung mit KI automatisieren
KI liest eingehende Bestellungen aus E-Mails und PDFs und extrahiert die Daten. Die Automatisierung (RPA) prüft sie und überträgt sie in Ihr ERP. Gebaut für Industrie-KMU im DACH-Raum, die weniger Copy-Paste und weniger Fehler wollen.
Von 20 auf 2 Stunden pro Woche
Gleiches Auftragsvolumen, ein anderer Ablauf. Aus stundenlangem Abtippen wird ein kurzer Bestätigungsschritt.
Heute manuell
- Bestellung trifft per E-Mail ein
- PDF oder Anhang öffnen
- Daten ins ERP abtippen
- Auf Tippfehler und fehlende Felder prüfen
- Auftrag im ERP verbuchen
Automatisiert mit KI
- Bestellung trifft per E-Mail ein
- KI liest das Dokument
- Daten landen in der Prüf-Inbox
- Bestätigt und ins ERP verbucht
Der Mensch behält die Kontrolle: Die KI schlägt vor, Ihr Team bestätigt. Sonderfälle gehen an eine Person, Routineaufträge laufen durch.
Genau das haben wir für ein Schweizer Industrie-KMU umgesetzt. Fallstudie ansehen
Wie KI-Auftragsverarbeitung funktioniert
RPA (Robotic Process Automation) automatisiert regelbasierte, wiederkehrende Schritte; KI liest unstrukturierte Dokumente wie PDFs und E-Mails. Zusammen machen sie aus eingehenden Bestellungen ERP-Datensätze, ganz ohne Abtippen.
- 01
Auftrag erfassen
Bestellungen treffen per E-Mail, PDF oder Scan ein. Das System nimmt sie automatisch auf, ohne manuelles Weiterleiten oder Hochladen.
Kein manuelles Weiterleiten mehr
- 02
Auslesen und extrahieren
Die KI liest das Dokument und extrahiert Positionen, Mengen, Artikelnummern und Kundendaten, auch über unterschiedliche Layouts hinweg.
Funktioniert mit verschiedenen Bestellformaten
- 03
Prüfen und bestätigen
Die extrahierten Daten landen in einer Prüf-Inbox. Klare Fälle laufen automatisch durch; alles Unsichere wird einer Person vorgelegt.
Der Mensch bleibt im Prozess
- 04
Ins ERP übertragen
Der bestätigte Auftrag wird über die Schnittstelle in Ihr bestehendes ERP geschrieben. Kein Systemwechsel, keine Doppelerfassung.
Passt zu Ihrem heutigen ERP
Routineaufträge laufen durch, Abweichungen gehen an Ihr Team.
Vom Auftragseingang bis ins ERP
Bestellung trifft ein
Per E-Mail, PDF, Excel, EDI oder Kundenportal.
Das System liest die Daten aus
Bestellnummer, Kunde, Positionen, Mengen, Preise, Adressen und Termine.
Es prüft Kunde und Lieferadresse
Debitor, Verkaufsbereich, Rechnungsadresse, Lieferadresse und Sperrstatus.
Es ordnet die Artikel zu
Kundenartikelnummer, interne SKU, Variante, Mengeneinheit und Verpackungseinheit.
Es prüft Ihre kaufmännischen Regeln
Neun Regeln gegen Ihre ERP-Stammdaten.
Preis und Rabatt
Vertragspreise und Konditionen
Kreditlimit
Offene Posten und Auftragssperre
Bestand und Verfügbarkeit
Freie Menge und Teillieferung
Liefertermin
Wunschdatum und bestätigter Termin
Mengenregeln
Mindestmenge und Verpackungseinheiten
Steuer und Incoterms
Währung, Steuerlogik und Lieferung
Duplikate
Bestellnummer und identische Vorgänge
Pflichtfelder
Vollständigkeit und Plausibilität
Compliance
Sperrlisten und Exportvorgaben
Gibt es eine Abweichung?
NEIN
Standardfall
Der Auftrag läuft direkt ins ERP.
JA
Manuelles Review
Nur der betroffene Punkt geht an Ihr Team.
Der Auftrag entsteht in Ihrem ERP
Auftragskopf, Positionen, Konditionen, Lieferplan und Freigaben.
Bestätigung und Audit Trail
Ihr Kunde erhält die Auftragsbestätigung, jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.
Standardfälle laufen ohne Eingriff
Ausnahmen entscheidet Ihr Team
So prüft das System eine Bestellung
Kunde erkannt
Metallwerk Zürich AG, Debitor 400184
98 %Lieferadresse erkannt
Fabrikweg 22, Dübendorf, Rampe 3, im Kundenstamm vorhanden
MatchArtikelmatching
Positionen 10 und 20 internen SKUs zugeordnet
2/3Unbekannter Artikel
01.15094.20051 ohne eindeutigen Match. Vorschlag: 01.15094.20050
ReviewKreditlimit überschritten
Verfügbar CHF 3'500, Auftragswert brutto CHF 4'256.44
BlockLiefertermin
Position 20 vollständig erst am 19.08. verfügbar
AbweichungPreisprüfung
Positionen 10 und 20 entsprechen dem Rahmenvertrag
OK
Empfohlene Aktion
Artikelvorschlag bestätigen, Kreditfreigabe einholen und alternativen Liefertermin senden.
Was Sie gewinnen
Konkrete Ergebnisse für die Auftragsabwicklung im Industrie-KMU.
Auftragsabwicklung, automatisiert
Weniger Fehler
Kein manuelles Abtippen bedeutet weniger Tippfehler, weniger falsche Mengen und weniger vertauschte Artikelnummern.
Anbindung an Ihr ERP
Aufträge fliessen über die Schnittstelle in Ihr bestehendes ERP. Kein Systemwechsel, keine parallelen Excel-Listen.
Zeitgewinn für Ihr Team
Die Routine-Erfassung läuft von selbst, damit Ihre Leute ihre Stunden für Kunden und Ausnahmen statt für Copy-Paste einsetzen.
Die Zahlen aus einer echten Schweizer Umsetzung. Vollständige Fallstudie ansehen
Fragen zur KI-Auftragsabwicklung
Was RPA und KI-Auftragsabwicklung sind und wie sie ins Industrie-KMU passen.
Was ist RPA?
RPA steht für Robotic Process Automation: Software, die regelbasierte, wiederkehrende Schritte automatisiert, die sonst eine Person von Hand erledigt, etwa Bestelldaten aus einer E-Mail ins ERP zu übertragen. Kombiniert mit KI verarbeitet sie auch unstrukturierte Dokumente wie PDFs.
Was ist KI-Auftragsverarbeitung?
KI-Auftragsverarbeitung liest eingehende Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Scans, extrahiert die relevanten Felder wie Positionen, Mengen und Artikelnummern und bereitet sie für Ihr ERP auf, ohne dass eine Person die Daten abtippt.
Lernt das System mit und kennt es meine Präferenzen?
Ja. Jede Bestätigung und Korrektur fliesst zurück, sodass das System mit der Zeit besser auf Ihre Lieferanten, Belegtypen und Artikelnummern eingeht. Es passt sich an die Arbeitsweise Ihres Teams an, statt eine feste Vorlage zu erzwingen.
Funktioniert das mit meinem bestehenden ERP?
Ja. Die Lösung verbucht Aufträge über die Schnittstelle in Ihrem heutigen ERP. Es gibt keinen Systemwechsel; wir bauen eine Brücke zu dem, was Sie bereits einsetzen.
Verliere ich mit der Automatisierung die Kontrolle?
Nein. Ausgelesene Aufträge landen in einer Prüf-Inbox. Klare Fälle können automatisch durchlaufen, während alles Unsichere einer Person zur Bestätigung vorgelegt wird. Sie entscheiden, wie viel ohne Eingriff läuft.
Für wen ist das gebaut?
Für Industrie-KMU im DACH-Raum, die wiederkehrende Bestellungen per E-Mail und PDF verarbeiten und die manuelle Erfassung reduzieren wollen. Unser Fokus ist KI und Automation für die Fertigung, nicht generische Webentwicklung.
... und factorIQ macht daraus ein Produkt
Wir bauen die Auftragsautomation als Projekt für Ihren Betrieb. factorIQ macht aus derselben Fähigkeit ein Produkt: KI, die Ihre eingehenden Dokumente liest und strukturierte Daten an Ihr ERP übergibt, ab Werk.
Sehen Sie es an Ihren eigenen Aufträgen
Buchen Sie eine Demo und ein Scoping-Gespräch. Wir schauen uns Ihren Auftragsfluss an und zeigen, was KI-Auftragsverarbeitung für Ihr ERP bedeuten würde. Unverbindlich.