Von 20 auf 2 Stunden: KI-gestützte Auftragserfassung

Zusammenfassung

Ein CNC-Lohnfertiger in der Zentralschweiz arbeitete mit iosys zusammen, um die manuelle Auftragserfassung durch eine KI-gestützte Automatisierungslösung zu ersetzen. Die Lösung extrahiert automatisch Bestelldaten aus PDF-E-Mails und überträgt sie ins ERP-System. Das Ergebnis: 90 % Automatisierungsgrad, eine Reduktion des wöchentlichen Zeitaufwands von 20 auf 2 Stunden – und ein Geschäftsführer, der sich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Ausgangslage

Das Unternehmen ist ein typisches Schweizer Fertigungs-KMU: Präzisions-CNC-Bearbeitung für Industriekunden, über 50 Kundenbestellungen pro Woche, und ein historisch gewachsenes System aus ERP-Software und Excel-Tabellen für Laufblätter, Materialbegleitkarten und Auftragsplanung.

Das Problem: Jede Bestellung kam per E-Mail als PDF – und musste manuell ins ERP übertragen werden.

«Können wir das nicht auf eine einfache Art automatisieren?»

Die Herausforderung

Der manuelle Prozess band wertvolle Ressourcen:

• 20 Stunden pro Woche für Datenerfassung – durch den Geschäftsführer selbst
• Fehleranfällig bei repetitiver Arbeit
• Verzögerungen bei Auftragsspitzen
• Viel Wissen im Kopf statt im System

Der typische Ablauf: E-Mail öffnen, PDF lesen, ins ERP wechseln, Artikelnummer, Menge und Lieferdatum eingeben, Lagerbestand abgleichen, Bestätigung senden. Bei 50+ Bestellungen pro Woche summierte sich das schnell.

Die Lösung

iosys entwickelte gemeinsam mit dem Lohnfertiger eine massgeschneiderte Automatisierungslösung:

E-Mail-Inbox (PDF)abrufen→KI-Extraktion (API)extrahieren→ERP-Integrationübertragen→Planungeinplanen

Die technischen Komponenten:

• n8n Workflow-Engine (Open Source) – selbst gehostet, kein Vendor Lock-in
• Outlook Inbox Monitoring – automatischer Abruf neuer Bestellungen
• Sprachmodell (LLM) – für präzise PDF-Extraktion
• Few-Shot Learning – System lernt kundenspezifische Formate
• ERP Cloud-API – direkte Integration ins bestehende ERP-System

Was Mitarbeitende noch tun:

• Ausnahmen und Sonderfälle prüfen
• Neue Kunden oder Artikel anlegen
• Stichprobenkontrollen

«Automatisierung heisst auch, Abläufe zu überdenken – nicht nur 1:1 digitalisieren.»

Das Vorgehen

Wie iosys zusammen mit dem Kunden vorgegangen ist:

1. Problemanalyse: Wo fliesst die meiste Zeit hin?
2. Machbarkeitsprüfung: Ist KI-Extraktion aus PDFs realistisch?
3. Pilotphase: Kleine Tests mit echten Bestellungen
4. Iterative Entwicklung: Schrittweise Verbesserung

Die Entscheidungskriterien waren klar: Kein Big-Bang, sondern schrittweise. Mitarbeitende früh einbinden. Qualität vor Geschwindigkeit.

Die Hürden:

• ERP-API-Anbindung war komplexer als gedacht
• Edge Cases bei Sonderformaten brauchten Nacharbeit
• Cloud-Migration des ERP war ein eigenständiges Teilprojekt

Die Ergebnisse

*inkl. ERP-Migration in die Cloud

ROI: Amortisation in wenigen Monaten durch eingesparte Arbeitszeit.

Was funktioniert hat

• Iterativer Ansatz: Vertrauen aufbauen durch kleine Erfolge
• Offene Zusammenarbeit: Regelmässiger Austausch, kurze Feedback-Loops
• KI-Genauigkeit: Die Extraktion funktioniert zuverlässig
• Schnelle Akzeptanz: Auch der Patron war schnell überzeugt

«Das isch ja genial!»

Ausblick

Das Projekt lebt weiter. Geplante Erweiterungen:

• Automatische Lieferantenbestätigungen vorbereiten
• Business Rules Prüfung – Geschäftslogik validieren (mit Human in the Loop)
• On-Premises Sprachmodell – für maximale Datensicherheit

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen?

Ob Auftragsverarbeitung, Produktionsdaten oder ERP-Integration – iosys hilft fertigenden KMUs, operative Verbesserungen ohne Enterprise-Budgets zu erreichen.

Kontakt aufnehmen

Mehr dazu: unser Service für automatisierte Auftragsabwicklung mit KI.